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日本仕様の完璧な資料に、なぜ外国人ボスは「NO」を出したのか?

残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開! 新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

すべての作業はやり直しをする前提で動く

岡田兵吾(おかだ・ひょうご)マイクロソフトシンガポール シニアマネジャー大阪生まれ。同志社大学工学部卒業後、アクセンチュア(日本、アメリカ)、デロイトコンサルティング(シンガポール)、マイクロソフト(シンガポール)のグローバル企業3社で21年間、シンガポール・日本・アメリカをベースに活躍。これまで、アジア全域の新事業開発、業務改善および組織改革に従事。現在マイクロソフトではシニアマネジャーとして、日本・韓国・オーストラリア・ニュージーランドの4ヵ国のライセンス監査業務の責任者を務める。 また「アジア組織・改革リード」、「CSR(社会貢献活動)委員」等を兼任し、マイクロソフトでの働き方改革を評価されて数々受賞。世界トップレベルのIEビジネススクール・エグゼクティブMBA取得、同校のアルムナイ・シンガポール支部初代会長。米国PMP(プロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル)認定資格保持。 ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD!リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。人生目標は「ソーシャル・チェンジ」(社会変革)、座右の銘は「STAY GOLD!」。著書に、『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。

量をこなして仕事を効率化し、スピードを上げたとしても、すごろくの「振り出しに戻る(やり直し)」がビジネス上でも頻繁に起きます。

仕事がやり直しになるほどムダなことはありませんが、どんなに防止策を練ったところで、やり直しはついて回ります。

マイクロソフトシンガポールに転職したばかりの頃、アイルランドから出張してきた大ボスの前でプレゼンする機会がありました。

日本にいる頃からずっと外国人と仕事をしていたので、「いいところを見せるチャンス!」と密かにほくそ笑んだものです。

日本でコンサルタントとして培った提案力、細やかなグラフと色鮮やかな絵にあふれた美しい資料とともに意気揚々とプレゼンに挑んだわけですが、予想外の声が私の耳に入ってきたのです。

「なんじゃこりゃ!?矢印や線が入り組んでいて、何を表現しているのかわからない」

箇条書きで、メッセージもシンプルな資料が好まれる文化のなかで、私は完全にオーバースペックの資料を勝手につくって恥をかいたのです。

やり直しほど生産性の低い仕事はありません。大きなムダになることはわかっているのに、「やり直し」になってしまうのはなぜでしょうか。これには次のような原因が考えられます。

●完成イメージを正しく理解していなかった
●完成イメージを共有し合意していなかった
●完成イメージを節目節目で確認しなかった
●勝手な思い込みで仕事を進めてしまった

しかし一番の問題は、仕事を上司やクライアントへのサービスと考えて、「相手が求める通りの仕事」を提供できなかったことなのです。

ベテランになればなるほど、確認しなくなりがちですが、仕事の失敗は慣れた頃の思い込みで生じることも多々あります。少なくとも1回でも確認しておくことで、大きな修正を免れることができるかもしれません。作業のやり直しこそが、一番のムダ作業です。定期的に連絡をとり、相手が求める仕事を進められているか確認することが、ムダな作業から私たちの身を守るのです。

ですから、「やり直しをする前提で動く」という気持ちに切り替えることです。

つまり、やり直しに備えて、早い段階で検討案を作成し、これを残りの期間で修正して完成度を高めます。また、この改善に向けたレビューを短いサイクルで可能な限り頻繁に行い、求める成果を生み出すようにするのです。

新しい仕事を始めるとき、過去の経験に基づく一つの案だけに対応するのではなく、やり直しありきで、最初からいくつかのオプションを試してみることが大切です。

複数のオプションを実行した結果、費用対効果の良いものや成果が大きい優れた方法を見つけ出せれば、そこだけに的を絞って対応することができます。

●「やり直し前提」に、最初からいくつかのオプションを試してみる
●「考えながら仕事を進める」アプローチをする

この2つは、デロイトコンサルティングで元CFOサービスリーダーから学んだことです。

こうすることで、わざわざ時間をかけて、膨大な過去の事例を探し、それらについて議論する必要もなくなります。最速で複数のオプションの実効性も確認でき、仕事のスピードと質を高めることにつながるのです。

■参考文献
部下の怒声で一念発起!
明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」

提供元:ダイヤモンド・オンライン

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